Velike kompanije, vladine, zdravstvene i obrazovne institucije, samo su neke od ustanova koje često organizuju konferencije, skupove, seminare i druge vrste sastanaka. Oni se održavaju kako bi se povećalo i unapredilo poslovanje, rešili politički problemi ili dala mišljenja o nekim novim naučnim saznanjima. Međutim, svi ti skupovi zahtevaju dobru organizaciju.
Kada je u pitanju organizovanje poslovnih konferencija i sastanaka istina je da je to zahtevan poduhvat i ako se prvi put suočavate sa ovako velikom organizacijom to može biti prilično stresno. Međutim, nemojte da brinete. Provešćemo vas kroz glavne korake kako bi vam olakšali čitav posao.
Ne morate ići redosledom kojim smo mi išli. Možda ćete prvo kontaktirati potencijalne učesnike da potvrde dolazak a tek onda obezbediti mesto za održavanje konferencije. U svakom slučaju, ovi koraci će vam dati grubu procenu svega što treba da uradite kako bi vaša konferencija uspela.
Okupite svoj tim
Zavisno od broja učesnika na konferenciji, teme, ali i vremena koje imate na raspolaganju do njenog početka, verovatno nećete moći sve sami da uradite. Biće vam potreban tim ljudi koji će preuzeti odgovornost za različite poslove, od planiranja, preko pregovora do promocije događaja. Osnovni timovi ili osobe koje će raditi na uspešnom orgazovanju konferencije mogu biti:
- Tim za planiranje: zadužen za mesto održavanja konferencije, smeštaj, aktivnosti, ketering…
- Administrativni tim: zadužen za budžet, registraciju učesnika, prodaju ulaznica (ako je to u planu) i slično.
- Marketing tim: zadužen za kontaktiranje medija, kreiranje promotivnog materijala, upravljanje vašim web sajtom, blogom i aktivnostima na društvenim mrežama.
- Tim za sponzorstva: zadužen za obezbeđivanje sponzora, prikupljanje sredstava. (Naravno, ova je relevantno samo za konferencije koje se oslanjaju na eksterne izvore finansiranja).
- Volonteri: Pomažu u svim aktivnostima na licu mesta i na dan konferencije, kao što su skeniranje ulaznica, pomoć učesnicima konferencije, praćenje liste gostiju/zvanica, vođenje ljudi i slično.
Vaš glavni zadatak biće da koordinirate timovima, određujete prioritete i postavljate zadatke.
Odredite budžet
Bez obzira da li je vaša konferencija finansirana od strane sponzora ili ne, moraćete da dobro isplanirate budžet unapred. Morate znati gde i kako će se trošiti novac koji je planiran za organizovanje jednog ovako velikog događaja.
Ako naplaćujete konferenciju, planiranje budžeta će vam pomoći da odredite i cenu za učešće na njoj. Velika je verovatnoća da će u finansijski plan ući stavke poput iznajmljivanja prostora za održavanje konferencije, smeštaj (ako je u pitanju višednevni sastanak, konferencija, simpozijum), prevoz učesnika do mesta održavanja, usluge keteringa, marketing, dnevnice članovima tima i naknada za druge aktivnosti ako ih ima.
Ne zaboravite i budžet za uređivanje prostora i postavljanje vaših propagandnih materijala. Reklamni materijal će vas promovisati na najbolji način, jer će vizuelno ostati u glavama učesnika sastanka.
Zastave na konferencijama i sastancima
Na ovakvim događajima, zastave su nezaobilazni promo materijal. Samostojeće reklamne zastave možete staviti na ulazu u konferencijsku salu ili negde sa strane bliže velikog video bima kako bi stalno bile u vidokrugu posetilaca. Sa druge strane, dobro bi bilo da pripremite stone zastavice i postavite ih na stolove na kojima će sedeti učesnici.
One mogu biti sa logom koji označava jubilarnu konferenciju, sa logom organizacije koja sponzoriše događaj ili sa logom vaše firme. Možda neko od učesnika bude želeo da vas angažuje kao organizatora za svoju konferenciju, a zastavice će mu pomoći da vas se lakše seti. Ove male stone zastavice se često upotrebljavaju i kada su u pitanju međunarodni sastanci na državnom nivou. One u tom slučaju predstavljaju zemlju učesnika konferencije.
Priprema budžeta sa realnim procenama troškova je jedan od najvažnijih koraka. Dobro razmislite pa još jednom prođite detaljno kroz sve stavke kako biste bili sigurni da ćete imati dovoljno novca da organizujete događaj onako kako ste zamislili.
Odredite vreme održavanja konferencije
Datum održavanja događaja, u zavisnosti od broja učesnika, vrste skupa ali i važnosti i složenosti teme same konferencije (međunarodna, nacionalna, korporativna, jednodnevna, višednevna…) treba rezervisati ranije. Neretko to bude mesec, dva, pa čak i šest meseci ili godinu dana unapred. Evo nekoliko saveta kako da odaberete datum.
Izaberite datum koji se ne poklapa sa nekim drugim velikim događajima, naročito ako je slična tematika. Drugi veliki događaji u istom gradu (mestu) mogu proizvesti probleme u pronalaženju smeštaja za učesnike konferencije, ometaju prevoz do iste i slično. Osim toga, ne želite da se vaš događaj takmiči sa drugim velikim dešavanjima, naročito ne istog tipa.
Izbegavajte praznike, kada ljudi obično idu na odmore. Možda bi bilo najbolje da zakažete konferenciju u terminima od sredine marta do kraja juna ili od početka septembra do kraja novembra.
Nikad ne planirajte sastanak ili konferenciju tokom vikenda. Za najveći broj učesnika, samo učešće na kongresu predstavlja deo njihovog posla, pa ga iz tog razloga zakažite tokom radne nedelje.
Pokušajte da ciljate na kraj nedelje. Tako će učesnici koji nisu iz grada gde se održava konferencija moći da slobodno vreme iskoriste za razgledanje grada i njegovih znamenitosti. Najbolji dani za ovakve vrste događaja su četvrtak i petak.
Rezervišite mesto održavanja
Kada budete odredili datum, možete početi da tražite slobodan prostor u terminu koji vama odgovara. Uopšteno govoreći, postoje tri vrste prostora koje možet koristiti za organizovanje vašeg događaja:
- Sale na univerzitetima i u školama. One su najprikladnije za manje akademske događaje i relativno su jeftina opcija za iznajmljivanje;
- Hoteli. Oni obično imaju namenske konferencijske prostorije i sopstveni ketering. To je najbolji izbor ako želite da dobijete “sve u jednom”. Pored sale, hotelijeri nude ketering ali i smeštaj. Međutim, ovo je često i najskuplja opcija.
- Drugi prostori. Ova kategorija uključuje sve tipove prostorija na kojima se mogu održavati seminari, simpozijumi, konferencije i drugi slični stručni skupovi. Mnoga od ovih mesta su specijalizovana za određenu vrstu događaja i opremljena potrebnom tehnikom, ozvučenjem, mikrofonima, video bimovima, projektorima…
Osim cene, koja jeste veoma važan faktor, ima i drugih podjednako važnih koje treba uzeti u obzir. Neki od njih su veličina prostora, lokacija, sadržaj koji izdavač nudi, smeštaj, ketering, prevoz i tehničke mogućnosti. Kada pregovarate dobro bi bilo da možete pogledati prostor pre nego što date završnu reč.
Promovišite svoju konferenciju
Sada kada imate mesto i datum održavanja, program konferencije ali i govornike koji su potvrdili svoj dolazak, vaš glavni fokus bi trebalo da bude na promociji događaja. Promociju radite na tradicionalan način, ali i preko interneta.
Napravite visokokvalitetne brošure sa temom i agendom seminara, a na njoj obavezno naglasite i veb adresu gde se učensici mogu detaljnije informisati o svim pojedinostima. Kada je u pitanju promovisanje događaja preko interneta, uz relativno mali budžet to možete uraditi preko društvenih mreža (Facebook, Tvitter, Viber, LinkedIn …), relevantnih foruma, blogova ili saopštenjima putem sajtova novinarskih agencija.
Na dan konferencije
Veliki dan je konačno stigao! Pod uslovom da ste sve prethodno navedeno uradili, ne bi trebali mnogo da brinete. Ono što bi trebalo eventualno da uradite na sam dan konferencije je da pozdravite goste kratkim govorom ako je predviđeno programom da vi to uradite, poželite dobrodošlicu i uvedete u program prvog govornika. Ostatak konferencije gledajte iz nekog ugla i samo pratite da li sve teče po planu.
Konferencija gotova – ali posao još uvek nije završen
Nakon što se konferencija okonča, za vas ima još malo posla. Prvo što treba uraditi je da se zahvalite svim učesnicima. Ovo ne predstavlja samo običan gest ljubaznosti, već na taj način ostavljate pozitivan utisak na učesnike. Velika je verovatnoća da ćete i nadalje organizovati događaje ovakvog tipa, pa negujte veze koje ste stekli.
Drugo, prikupite povratne informacije. Ovo je savršena prilika da čujete šta ljudi misle o konferenciji koju ste organizovali i šta bi mogli da poboljšate u budućnosti. Najlakši način da prikupite podatke je da svim učesnicima pošaljete link ka anketi o seminaru. Neka anketa bude relativno kratka i neka ima fokus na nekoliko glavnih tema. Šta mi se najviše dopalo na konferenciji? Kako biste ocenili prezentacije, smeštaj, predavače? Šta biste poboljšali?
Probajte da učesnicima konferencije pošaljete upitnik u roku od najviše nedelju ili dve dana, dok je sve još sveže u njihovim glavama. Ljudi često imaju prenatrpan raspored i ograničenu pažnju, pa zato ne čekajte dugo kako biste stupili u kontakt sa njima radi povratnih informacija.
