Budući da moderno doba donosi izvesne izmene u vezi sa načinima poslovanja i brzinom izvođenja poslovnih procesa, dolazi do potrebe za unapređenjem i planiranjem poslovnog prostora koji će ići u prilog efikasnom i savremenom pristupu biznisu.

Usmeravanje svih elemenata radnog prostora ka olakšavanju i ubzavanju svih koraka rada postaje imperativ prilikom organizacije moderne kancelarije. Budući da je ovo pitanje veoma aktuelno i da možemo konstatovati više od jednog uticaja na njega, među kojima su pored modernih tehnologija i efekti obrazovanja nove normalnosti (kao posledice globalne pandemije virusa korona), u tekstu koji sledi ćemo se baviti najvažnijim elementima modernog kancelarijskog prostora i načinima na koje ih je potrebno implementirati.

Kancelarijski materijal kao osnova svakog koraka modernog poslovanja

Nije novost da je za uspešno organizovanu kancelariju važan kancelarijski materijal, koji će biti adekvatno skladišten. Kancelarijski materijal u osnovi podrazumeva svu opremu koja je neophodna za obavljanje radnih zadataka, a povećana potreba za efikasnošću ukazuje na važnost njegovog skladištenja i samog rasporeda prilagođenog načinu i učestalosti njegove upotrebe. Budući da moderno poslovanje ne može sebi da priušti nepotrebne stanke u toku radnog procesa, vrlo je važno da zaposleni imaju na raspolaganju svu opremu koja im je svakodnevno potrebna. Potrošni kancelarijski materijal, kao što je papir za štampanje, zatim toneri, oprema za pisanje i slično, je potrebno imati u zalihama, budući da nedostatak ove opreme može da dovede do zastoja i odloži završavanje zadataka. Računari i računarska oprema, kao i specijalni aparati koji mogu biti eventualno potrebni za izvođenje konkretne delatnosti, bi trebalo da budu odabrani tako da na najbolji mogući način služe svojoj svrsi i pozicionirani u skladu sa kancelarijskim nameštajem, te da njihova upotreba ne zahteva dodatna prilagođavanja u toku radnog dana.

Funkcionalan prostor i udoban kancelarijski nameštaj

Funkcionalnost prostora je svakako daleko važnija od kvadrature, te će u velikom broju slučajeva manja kancelarija čak i bolje uticati na tok rada od nepotrebno prostrane. Funkcionalnost se postiže adekvatnim rasporedom nameštaja, kao i odabirom komada nameštaja koji idu u prilog produktivnosti zaposlenih, pre svega udobnošću, a onda i međusobnom usklađenošću. Gomilanje nepotrebnih komada koji nemaju konkretnu namenu je svakako minus kada je funkcionalnost u pitanju, te je dobro imati na umu minimalizam kao osnovno načelo pri opremanju prostora za rad. Ovo se odnosi i na dekoraciju, koja bi trebalo da bude diskretna i ne predstavlja distrakciju, već oplemenjuje prostor u prikladnoj meri. U domenu dekoracije, glomazni elementi su svakako nepoželjan dodatak, a fokus bi trebalo da bude na saksijskim biljkama i izvorima svetlosti. Na ovaj način se dekorativnim elementima zapravo doprinosi funkcionalnosti kancelarije i produktivnosti zaposlenih, a ujedno se postiže estetski efekat koji će učiniti prostor prijatnijim za boravak u njemu.

Adekvatan prostor za sastanke

Uspešnost poslovanja u velikoj meri zavisi od dobre komunikacije sa eksternim saradnicima, kao i od revnosne evaluacije rada i informisanja zaspolenih u vezi sa aktuelnostima u okviru kompanije. Iz ovog razloga moderno poslovanje ima više standarde u vezi sa kvalitetom i redovnošću sastanaka no što je to bio slučaj ranije. U idealnom scenariju će poslovni prostor sadržati relativno izolovanu salu za sastanke, koja će podrazumevati i adekvatnu opremu za projektovanje i rasporedom nameštaja biti prilagođena potrebama većeg broja prisutnih. Ukoliko raspolažete skromnijim prostorom u smislu kvadrature ili raspored prostorija ne pruža ovu mogućnost, valjalo bi prilagoditi jedan kutak kancelarije primanju klijenata i saradnika, odnosno opremiti kancelariju dodatnim mestima za sedenje za ovakve prilike.

Kancelarija spram zahteva nove normalnosti

Globalna pandemija virusa korona dovodi do specifičnih izmena na planu poslovanja i načina angažovanja zaposlenih od strane kompanija. Stoga možemo primetiti da se fokus poslodavaca premešta na moderne tehnologije i virtuelne kancelarije, dok će fizički radni prostor biti smešten u domovima zaposlenih. Govorimo, naravno, o radu od kuće, koji na najbolji način odgovara na zahtev socijalne distance u cilju suzbijanja globalne krize na planu zdravlja. Iz perspektive poslodavaca, važno je obezbediti zaposlenima adekvatne alate za obavljanje radnih zadataka i izveštavanje u vezi sa procesom rada, kao i kanale za međusobnu komunikaciju, odnosno komunikaciju sa klijentima. Na ovaj način poslodavci obrazuju modernu virtuelnu kancelariju i pružaju mogućnost zaposlenima da rade od kuće, naravno ukoliko priroda posla to dozvoljava. Iz perspektive zaposlenih, vrlo je važno organizovati kućnu kancelariju tako da ona imitira tradicionalnu u onoj meri u kojoj je to moguće. Važno je odrediti prostor koji će u toku radnog vremena služiti isključivo za rad i na taj način izbeći distrakcije koje dinamika svakodnevice u okviru njihovih domova može podrazumevati, te ga opremiti adekvatnom računarskom opremom i potrošnim kancelarijskim materijalom koji će podržavati neometan tok rada.

Opremanje modernog kancelarijskog prostora je izazovan zadatak, budući da bi trebalo da odgovori na zahteve raznovrsnih vidova komunikacije i brzog portoka informacija. Trenutak u kojem se nalazi većina industrija podrazumeva i potrebu da poslovanja budu transparentna, da se do rezultata dolazi brzo i da kompanije budu spremne da prate česte promene u domenu trendova. Ovo je svakako razlog da se načini korak dalje u pristupu kancelariji, koja će biti osnova za organizovanje uspešnog biznisa.